Ya no hace falta estar pendiente de las caras y reacciones de los asistentes a nuestro evento para saber si nuestro trabajo está funcionando o si tenemos que hacer algún cambio. Tampoco es necesario ir detrás de los clientes para preguntarles si “está todo bien” o si podemos mejorar algo. No hace falta esperar a la reunión final con el cliente para evaluar los resultados y “comprender” qué podríamos haber hecho mejor y tenerlo en cuenta para la próxima vez. Ahora ya es posible tener información objetiva de calidad antes o durante el evento, que nos permita decidir qué cambios debemos de introducir para conseguir que el evento tenga el mayor éxito posible. Esta nueva tecnología se llama BIG DATA, y permite que aquello que antes era simple azar ahora sea controlable.

Un cambio en el programa de un evento, la modificación de las zonas de paso para los visitantes o un aumento de la intensidad de la calefacción ya no se fundamentan en la mera observación, sino en datos que se procesan, correlacionan y analizan en tiempo real

Con Big Data disponemos ya de la tecnología necesaria para medir y analizar parámetros tales como las emociones que los posibles usuarios de un evento manifiestan en las redes sociales días antes de la celebración de dicho evento, las opiniones que ha generado algún hito organizado dentro de un evento, el flujo de personas dentro del recinto de una feria o de un festival de música, los gustos gastrónomicos de los asistentes a un congreso, las necesidades de compra que tienen los asistentes a una feria en el momento que se celebra, el impacto que ha causado para un segmento de los asistentes a un congreso el programa de conferencias que hemos planificado, etc.

Toda esta una ingente cantidad de datos, y muchos más, están ahí, pero pasan desapercibidos para los organizadores de eventos. De hecho, en el mejor de los casos sólo el 10% de esta información está organizada (estructurada en términos técnicos) para poder ser aprovechada. El 90% restante está inmerso en el desorden, por lo que no podemos aprovecharla Hablamos de los correos electrónicos, imágenes, vídeos, información de redes sociales y de sensores, los vídeos de las cámaras de vigilancia de un evento, entre otros, forman parte de estos datos no estructurados.

Pero esta “pérdida de oportunidad” ya se ha acabado gracias a la tecnología Big Data, que nos permite transformar ese 90% de datos restante que no usamos, en información en tiempo real útil para tomar decisiones que ayuden al éxito del evento.

¿Es atractivo conocer estas cuestiones para un organizador de eventos?, …¡por supuesto que sí!. La tecnología Big Data permite desenredar esa marabunta de datos aparentemente inconexos que giran  en torno a los eventos y mostrarnos de manera clara patrones y tendencias que nos permitan tomar decisiones inmediatas que ayuden a que este sea un éxito, o al menos a aprender para que los futuros eventos lo sean.

La implantación de técnicas de Big data en eventos, principalmente en los más multitudinarios, será una de las tendencias que se irán implantando en nuestro sector en los próximos años

Las aplicaciones del Big Data a los eventos son múltiples, permitiendo su aplicación el poder contar con timelines dinámicos, que se puedan modificar y mejorar sobre la marcha de un evento en función de aquellos parámetros que consideremos importantes medir para testar el desarrollo del evento.

Por ejemplo, conociendo la respuesta emocional del público que espera asistir a un evento, o que está atento a lo que sucede en él, a través de sus mensajes en redes sociales (Twitter, Facebook, Google+, Linkedin, etc), podemos testar la validez de los contenidos del evento que hemos planificado, o que ya estamos desarrollando. Si tenemos diversos “planes B” previstos que podamos adoptar en función de esta respuesta emocional, podemos modificar el evento sobre la marcha (o poco antes de desarrollarlo) e incluir cambios que vaya en la sintonía emocional del público, consiguiendo así acercar el evento a las personas y, por ende, incrementando la satisfacción emocional del público tras asistir al evento.

El Big Data aplicado a eventos permite que aquello que ahora es simple azar pueda ser controlado por el organizador del evento

¿Sofisticado, idealista o complejo? Veamos otro ejemplo. Si con Big Data analizamos en tiempo la real las respuestas positivas, negativas o neutras que se van obteniendo en redes sociales referente a algún parámetro que nos interese medir del evento, como por ejemplo, la temperatura de la sala, o los tiempos dedicados al debate tras una conferencia, podemos decidir modificar estos parámetros y adaptarlos a la opinión generalizada de los asistentes.

Vamos con otro ejemplo. En un festival de música podemos colocar cámaras de monitoreo de masas  que permitan el conteo y la medición de los flujos de movimiento de personas en un recinto acotado, y conocer dónde están las zonas más saturadas de personas, hacia dónde se produce más tránsito de personas o dónde se están concentrando mayores riesgos de incidencias tales como avalanchas humanas, estampidas o hurtos. En base a esta información podemos ordenar la intervención del personal de seguridad o de limpieza contratado para el festival.

En un futuro a medio plazo, aquellos organizadores de eventos que las sepan aplicar Big Data contribuirán sin duda a modificar el panorama de la organización de eventos y de la comunicación en vivo en general

Herramientas de análisis como Senseta, permitirían en un evento tipo “feria de muestras” la captura de información del sistema de circuito cerrado de televisión, convirtiendo estos registros en cifras reales, proporcionando estadísticas sobre conteo de personas, mapas de flujo, rutas de circulación, puntos críticos, zonas calientes y frías y tiempo de permanencia del visitante en cada stand, y obviamente esta información llevaría tanto a los organizadores como a los exhibidores a la toma de las mejores decisiones de negocio para ese evento.