MATERIALES EN EVENTOS: UN COSTE PARA EL MEDIO AMBIENTE QUE NO PASA DESAPERCIBIDO.

A nadie escapa que los materiales que se consumen en un evento suponen un “coste medioambiental” para poder ser producidos (energía, materias primas, agua, transporte, etc.), y además tras su consumo, normalmente pueden transformarse en un residuo, con el consiguiente impacto en el medio ambiente.

Un evento será tanto más sostenible en la medida en que minimice el consumo de materiales que este provoca, empleando sólo aquellos materiales que aporten valor al evento, o sean un requerimiento expreso del cliente.

NO ES LO MISMO CONSUMIR QUE EMPLEAR.

A la hora de hablar sobre minimización del consumo de materiales en un evento, debemos diferenciar entre consumo y empleo. El consumo implica la utilización de materiales sólo para un evento (o para un grupo de eventos reducido), y que una vez que el evento finaliza, el material se desecha o desaparece. El empleo de materiales sin embargo no implica un consumo de los mismos, ya que los materiales empleados (mobiliario, atrezo, cartelería, etc..) vuelve a ser reutilizado en eventos posteriores, y esto es algo que conocen muy bien las empresas certificadas en sostenibilidad para eventos.

CONSUMIR SÓLO LOS MATERIALES NECESARIOS

No podemos dejar de consumir materiales en un evento, pues como ya hemos dicho en varias ocasiones no existe el evento sostenible, sino el evento más sostenible. La clave para optimizar el consumo de materiales en un evento reside pues en minimizar el consumo de materiales en un evento, no el empleo de estos. Para ello aconsejamos seguir una serie de criterioso de operación que vamos a enumerar a continuación (luego los describiremos con más profusión de detalles):

  • Establecer criterios para minimizar u optimizar el consumo de materiales para el evento (escenografía, decoración, atrezo, impresión de gran formato, ...) que luego tengan que ser desechados como residuos.
  • Reutilizar, donar o aprovechar en alguna manera, los materiales empleados durante el evento, evitando que sean desechados como residuos, y si puede ser, empleando productos "Cradle to Cradle".
  • Evitar el empleo de sustancias o materiales en cuya fabricación se hayan empleado sustancias peligrosas o nocivas para el medio ambiente.
  • Emplear para la limpieza e higiene en los eventos productos ecoetiquetados, que no sean nocivos para el medio ambiente.
  • Solicitar que para la dispensación de los productos de limpieza e higiene se disponga de un sistema de dosificación de estos productos, evitando así excesos o sobrantes de productos químicos.
  • Establecer una pauta o plan de limpieza de las instalaciones, que esté bien dimensionado al evento y el número de asistentes, evitando limpiar innecesariamente.
  • Minimizar la cantidad de documentos publicitarios que se entregan en un evento (catálogos, dosieres, folletos, tarjetas, etc..)
  • Imprimir material a entrega empleando papel con certificación FSC, PEFC o similar.
  • Para los materiales de impresión en gran formato (lonas, kakemonos, banderolas, señalética, roll-up, etc.) solicitar que se empleen materiales respetuosos con el medio ambiente.
  • Seleccionar artículos de regalo o publicitarios que tengan un carácter responsable, éticos o ecológicos, o que estén elaborados con materiales respetuosos y/o por alguna entidad de carácter social con la que se pueda colaborar.
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MUCHOS CRITERIOS, PERO ¿QUÉ QUIEREN DECIR?

A ver, tengamos claro una cosa, un vento es más sostenible cuanto menos recursos necesite para ser desarrollado (ya sean materiales o energéticos). Contar con criterios de sostenibilidad para diseñar escenografías, materiales entregables, etc.., que dirijan al equipo de diseño y planificación del evento durante el proceso creativo, ayuda a crear eventos igualmente espectaculares, pero con menor consumo de materiales y la práctica ausencia de materiales que no aporten valor añadido.

Cuantos más materiales empleemos para el evento, mayor probabilidad habrá de generar residuos, ya sea por sobrantes que se tengan que desechar al final del evento, o por restos de material desechado durante su proceso de fabricación.

Asimismo, las sustancias peligrosas son elementos químicos y compuestos que presentan algún riesgo para la salud, para la seguridad o el medio ambiente. El consumo de sustancias peligrosas en un evento suele venir principalmente derivado del empleo de pinturas en base a disolventes orgánicos y del consumo de productos de limpieza, lavavajillas, de higienización de aseos portátiles o de aceites para generar efectos especiales por humo.

No es lo mismo emplear materiales que consumirlos, uno de los principios de la "Economía Circular"

Respecto a los productos de limpieza, podemos exigir que se empleen productos de más sostenibles, incluso con etiquetado ecológico. Algunos productos de limpieza tienen un logotipo en su etiquetado denominado "Etiqueta Ecológica Europea (EEE)", que los identifica como productos capaces de reducir los efectos ambientales adversos, en comparación con otros productos de su misma categoría, contribuyendo así a un uso eficaz de los recursos y a un elevado nivel de  protección del medio ambiente. Es frecuente que las empresas de limpieza empleen este tipo de productos, por eso se trata de una práctica muy extendida que se puede solicitar a nuestros proveedores, en caso de que no utilicen este tipo de productos. Más información en http://www.ecolabel.eu

Los productos químicos son nocivos para el medio ambiente y la salud de las personas. Por eso, y aunque su empleo es muchas veces necesario, es importante no gastar más producto del necesario, y para ello se puede recurrir al empleo de dosificadores para jabón de manos o para productos de limpieza. En la limpieza de las diferentes instalaciones del evento (aseos, comedores, escenarios, etc...) se consumen agua y productos químicos. Si limpiamos en exceso y sin necesidad, podremos estar incurriendo en un consumo irracional de estos productos.

De otra parte los documentos (catálogos, dosieres, folletos, tarjetas, etc..) consumen papel y tintas, que en última instancia se traduce en consumo de recursos y de energía. El problema referido a la sostenibilidad de un evento, no reside tanto en la cantidad de papel que se entrega sino en la justificación para entregar esos documentos en soporte papel, ya que si no aportan valor, si no son necesarios o si se hace de forma indiscriminada sin filtrar a quién se entrega, estaremos incurriendo en un gran impacto injustificado. Además, respecto al papel, no todos los papeles y cartulinas tienen el mismo impacto medioambiental. Existen ciertos materiales que se han fabricado con celulosas procedentes de bosques gestionados de manera sostenible, y que además poseen acreditaciones que certifican esta condición, como FSC o PEFC.

Referente a los materiales impresos en gran formato, tanto la tinta como los materiales de soporte no siempre están fabricados con los materiales más respetuosos con el medio ambiente (por ejemplo, está muy extendido el empleo de lonas fabricadas en base a PVC). Además, la tecnología más utilizada en la actualidad para la impresión en gran formato es la ecosolvente que tiene el inconveniente de que las tintas que emplea son muy tóxicas y emite a la atmosfera compuestos orgánicos volátiles de alta toxicidad.

Una última coas, los regalos en eventos. La entrega de regalos publicitarios o artículos de suvenir supone un consumo importante de material en el evento. Se puede reducir ese impacto teniendo en cuenta tanto el tipo de materiales con que están fabricado, como la posibilidad de dotar a este tipo de regalos de un carácter solidario o sostenible. En este sentido, se consideran regalos responsables los que cumplen alguna o varias de estas condiciones:

  • están elaborados con materiales reciclados, ecológicos o de comercio justo.
  • han sido elaborados por personas con discapacidad o en riesgo de exclusión, y su venta revierte en beneficios para ellos como colectivo.
  • el dinero empleado en su compra se reinvierte para la realización de un proyecto sostenible.
  • su empleo facilita a la persona que lo recibe generar hábitos de vida más sostenibles (por ejemplo un dispositivo para ahorrar energía).

VALE, LA TEORIA MUY CLARA, PERO COMO IMPLANTAR TODOS ESTOS CRITERIOS.

Para responder a esta pregunta, aconsejamos seguir la metodología establecida para las empresas que desean implantar el esquema de trabajo de la certificación de sostenibilidad para eventos Eventsost. Cómo sabéis, Eventsost ayuda a las empresas a implantar un sistema de gestión de la sostenibilidad en eventos.

Para minimizar el impacto ambiental que genera el empleo de materiales en un evento, lo más importante es que se consuman sólo aquellos que son estrictamente necesarios y que aportan valor al evento. Para esto, cuando estamos diseñando el evento, se deben de identificar todos aquellos materiales que van a ser consumidos. Una vez identificados todos estos materiales, nos fijaremos sólo en aquellos que tengan que ser desechados tras el evento o que sean consumidos como material fungible, y después analizaremos alternativas de sustitución de estos materiales que acabarán como residuos, por otras opciones que puedan ser reutilizadas para otros eventos o aprovechadas para otro fin.

Sobre aquellos materiales que no pueden ser sustituidos por otras opciones reutilizables, nos plantearemos si es necesario su consumo para el evento, esto es, que aporta valor, lo pide expresamente el cliente o es necesario para la puesta en escena o el mensaje que desea transmitir el evento, y en caso de que sea necesario aceptaremos el empleo de este material, siempre que no emplee sustancias dañinas para el medio ambiente o para las personas, y una vez utilizado pueda ser desechado como residuo reciclable.

Paralelamente, para minimizar el impacto ambiental que genera el empleo de sustancias peligrosas en un evento, se recomienda siempre implicar a los proveedores para evitar el empleo de sustancias o materiales en cuya fabricación se hayan empleado sustancias peligrosas  o nocivas para el medio ambiente, animándoles a detectar dichas sustancias paulatinamente, y a sustituir los materiales que las llevan en la medida en que sea técnica y económicamente posible.

Materiales

En el caso de que no se pueda dejar emplear ciertas sustancias, se tratará de minimizar el empleo de las mismas, y explicaremos a los proveedores el cumplimiento de estos requisitos por su parte.

Para el tema de la limpieza, es obvio que mantener las instalaciones del evento limpias es muy importante, pues de ello depende en gran medida la imagen de la organización y la satisfacción del usuario del evento. Pero ello no implica tener constantemente al personal de limpieza limpiando lo que ya está limpio, ya que ello conllevará el gasto "extra" de productos químicos de limpieza. Para poder prevenir esto, lo más interesante es diseñar una "Pauta de Control de Limpieza" para el personal de limpieza del evento. Una "Pauta de Control de Limpieza" consiste en una instrucción escrita en la que se indican qué instalaciones del evento han de inspeccionarse para revisar si están en buen estado, cada cuánto tiempo deberá revisarse estas instalaciones (más revisión a más previsión de uso) y definir los criterios de suciedad para que el personal de limpieza tenga que emplear productos químicos para limpiar.

De esta forma no estamos indicando que se tenga que limpiar una instalación sea cual sea su estado, sino que especificamos que se controle el estado de las instalaciones y que se intervenga en caso de ser necesario.

Respecto al consumo de documentos que se entreguen en un evento tienen que ser de interés para el público y aportar valor añadido al evento. Para ello, se debe proceder a evaluar la necesidad de impresión de documentos para el evento y limitar la impresión de copias a las estrictamente necesarias, evitando la distribución indiscriminada y no selectiva de materiales impresos.También, en la medida de lo posible emplearemos medios electrónicos para soporte de documentos, como escaneo de códigos QR, dispositivos USB, directorios web de descarga, servicios, i-cloud, difusión de documentos por redes sociales, etc..

Es interesante que solicitar el empleo de papel FSC, PEFC o similar para la impresión de los documentos que sean necesarios. Para ello, puedes incluir este requisito en el pedido de material a la imprenta o copistería.

Solicita siempre a tus proveedores el empleo de tintas en base a látex para tus materiales de impresión de gran formato. Además existen alternativas más ecológicas a los materiales que tradicionalmente se han empleado (PVC, plásticos, etc.), tales como el látex, la lycra u otros productos. No olvides implicar tus proveedores habituales, ya que ellos te ayudarán a aportar ideas novedosas y atractivas para conseguir materiales más sostenibles.

Para el tema de los regalos responsables haz una prospección en tu entorno más cercano de ONG’s y empresas de carácter social que puedan fabricar artículos de regalo (papelería, cosmética, decoración, etc..) y localiza aquellas con las que puedas colaborar adquiriendo artículos que fabriquen.

Un último consejo, cuando optimices el empleo de materiales en un evento es muy importante que todo pongas en marcha en este sentido sea comunicado y hecho visible al público asistente, para que el esfuerzo que realizas en sea bien interpretado bien acogido. De lo contrario podrías generar una mala imagen del evento.