Una memoria de sostenibilidad de un evento no debe plantearse exclusivamente como una recopilación de los documentos empleados para el desarrollo de la Estrategia de Sostenibilidad del Evento, ni como una colección de datos, gráficos o listas de información en los que pretendan ilustrar cuanto más o menos sostenible ha sido nuestro evento, sino como una herramienta de mejora que nos permite medir lo eficaces que hemos sido en la ejecución de nuestro plan de sostenibilidad y nos permite detectar oportunidades de mejora.

 

 

Para hacer la memoria de sostenibilidad de un evento debemos adoptar la siguiente óptica:

 

- analicemos el desarrollo de nuestro evento, pero con una óptica de aprender, tanto de las acciones que han sido exitosas como de las que no finalmente no cuajaron. Y pensemos qué ha ocurrido en cada caso, que ha permitido que se de uno u otro resultado. 

 

- usémos la gran cantidad de información generada en el desarrollo de nuestro evento para identificar áreas de mejora de cara a futuros eventos, dónde cada uno de los grupos interesados puede contribuir a mejorar y cómo puede hacerlo.

 

- traduzcamos los datos recopilados a partir de los indicadores de sostenibilidad no en un baremo de qué está bien y qué esta mal, sino en una clasificación de qué genera mayor impacto en la sostenibilidad de nuestro evento y sobre qué hemos de volcar nuestra creatividad de cara a mejorar. Puede que aún las condiciones (nuestro entorno, las ubicaciones disponibles, los productos y servicios existentes en el mercado, la capacidad de nuestros proveedores, ...), no nos permitan lograr el nivel de sostenibilidad deseado para nuestro evento, pero ser conscientes de ellas nos pueden permitir acercarnos un pasito más en futuros eventos, y esta Memoria de Sostenibilidad de un evento ha de servirnos de guía para saber en qué areas hemos de trabajar.

 

Con estas ideas en la cabeza pueden surgir las dudas sobre el formato o modelo de Memoria de Sostenibilidad de un evento, sobre todo a partir de que Global Reporting Initiative GRI haya publicado un anexo dirigido a los organizadores de eventos sostenibles recientemente. Esta guía, como los diferentes documentos sectoriales de GRI, es bastante extensa y quizás se enfoca hacia unos eventos sostenibles de tanta magnitud (nuevamente los Juegos Olímpicos de Londres 2012como referencia) que puede que sea demasiado grande y ambiciosa para la gran mayoría de los organizadores y promotores de eventos que pueden tener interés en elaborar una Memoria de Sostenibilidad de un evento.

 

 

En primer lugar es imprescindible situar el contexto de la Memoria de Sostenibilidad de un evento. A qué evento se refiere, quien lo ha promovido y si ha existido alguna razón en particular o responde a algún tipo de estrategia concreta así como los objetivos que se persiguen con la elaboración del informe.

 

Después, es necesario mostrar cómo se ha desarrollado el evento, qué fases o etapas ha tenido, la ubicación o ubicaciones en las que se realizó, fechas y por supuesto el perfil de los participantes y la identificación de los principales agentes implicados en el mismo.

 

 

Una vez explicado el contexto, debemos abordar los aspectos vinculados a la sostenibilidad, a través de una explicación general de los aspectos  que más importancia han tenido en el desarrollo del evento (valorada bien a partir de una Evaluación de Aspectos de Sostenibilidad del Evento y su priorización, bien a partir de la información recopilada como base de esta Memoria de Sostenibilidad de un evento). Es importante señalar algunas claves o pistas que ayuden a la interpretación del informe, en relación con el enfoque dado al mismo y la interpretación que se ha de dar a los datos expuestos (si se trata de valores rigurosos y exactos o estimaciones orientadas a señalar tendencias o poder realizar comparaciones):

 

- La presentación de los diferentes aspectos vinculados a la sostenibilidad ha de hacerse de la manera más claramente posible. Hay un arduo trabajo de recopilación y procesamiento de mucha información, pero mostrar interminables tablas y un rosario de cifras, unidades de medida y factores de conversión va a complicar bastante la comprensión de la información. Mejor aportar información muy concreta, buscar elementos visuales como fotos, tablas o gráficas que no sean muy complejas o recargadas y si podemos trasladar algunos indicadores a ejemplos de la vida cotidiana, tanto más fácil será entenderlos y recordarlos.

 

- Finalmente restaría aportar las conclusiones, tanto en forma de propuestas de medidas que puedan llevarse a cabo como de lecciones aprendidas que puedan aplicarse en futuras ediciones de este evento sostenible o en otros que desarrolle la misma organización. Señalar aspectos, tanto de origen interno como externo a la organización, puede ayudar a entender que es más factible de cambiar o qué oportunidades y sinergias externas se presentan para poder hacer esos cambios con éxito.

 

 

Lo más conveniente es que esta Memoria de Sostenibilidad de un evento, si responde a las características que hemos señalado, se use como herramienta de comunicación y difusión de nuestro evento sostenible.  Su lenguaje, la claridad de las ideas expuestas y la información precisa que ofrecerá será la mejor tarjeta de presentación del evento, además, al reunir tanto aspectos positivos como negativos no caerá en ser pretenciosa o mostrar sólo una parte del evento, por tanto permitirá la transparencia, que es otro de los objetivos de las Memorias de Sostenibilidad.

 

Por tanto va a ser la prueba más evidente de que se pueden hacer eventos sostenibles y que a medida que se apuesta por ellos, se encuentran más sinergias que ayudan a un desarrollo exitoso. De ahí que cuanta mayor difusión se de a la Memoria de Sostenibilidad de un evento, tanto en el interior de la organización como a toda la industria del sector de los eventos, se crearán unas condiciones aún más favorables para futuros eventos. será algo así como un efecto boomerang en todos los niveles.