Cada vez resulta más frecuente que, para planificar un evento sostenible, los organizadores de un evento consideren importante aplicar de manera estricta criterios de sostenibilidad a la organización de eventos sostenibles. Competiciones deportivas, festivales de música, congresos, ferias y exposiciones se esmeran en poner en marcha las conocidas como “buenas prácticas medioambientales” a la hora de organizar sus eventos sostenibles.

Pero, curiosamente, no en todos los casos se consiguen los resultados deseados, pues el error de arranque está en pensar que, para planificar un evento sostenible, todos los eventos se pueden cortar con el mismo patrón de sostenibilidad, pero en la realidad cada evento y cada edición del evento es diferente, y no se puede aplicar las mismas acciones de sostenibilidad de igual manera, ya que para planificar un evento sostenible varían los siguientes factores:
 
- TIPO DE EVENTO: no es lo mismo una competición de ciclismo que un congreso de médicos, por ejemplo, pues cada uno tiene impactos medioambientales e impactos sociales particulares, que a su vez están en función directa del alcance del evento y de su propia naturaleza (cantidad de público, tipo de actividades que se van a desarrollar, grado de sofisticación en el diseño y en la construcción de stands,…).

- TIPO DE PUBLICO: un público joven no tiene porqué tener la misma sensibilización hacia la sostenibilidad o hacia el respecto al entorno que uno más mayor, y la misma diferencia puede haber entre una convención de biólogos y otra de constructores.
 
- ENTORNO EN EL QUE SE DESARROLLA EL EVENTO: los criterios de sostenibilidad a aplicar para planificar un evento sostenible varían mucho en función de un entorno u otro. Por ejemplo, un maratón que se desarrolla en una ciudad tendrá unos requisitos de sostenibilidad menos estrictos que otro que se desarrolle en un parque natural.
 
- REQUISITOS DE PATROCINADORES Y PROMOTORES: en ocasiones nos podremos encontrar con patrocinadores que desean asociar su imagen a un evento sostenible, como puede ser el caso de una marca de aerogeneradores para energía eólica. También puede ocurrir que los promotores que han encargado planificar un evento sostenible estén interesados en proyectar una imagen de sostenibilidad concreta, por ejemplo si se trata de un congreso para una asociación dedicada a la conservación de la naturaleza.

... no es lo mismo planificar un evento sostenible de competición de ciclismo que un congreso de médicos ...

 
- REQUISITOS LEGALES: muchas veces los organizadores del evento no conocen los requisitos legales que afectan a la sostenibilidad para planificar un evento sostenible. Normativas de ruido, de emisiones, de residuos, de protección del entorno, etc., deben ser respetadas no sólo para la propia sostenibilidad del evento, sino también para evitar problemas a los organizadores.

- NIVEL DE SENSIBILIDAD SOCIAL: cada evento produce un impacto negativo más o menos intensa en el tejido social que lo rodea. Festivales de música que provocan molestias a los vecinos de los municipios en donde se celebran, competiciones deportivas que suponen aglomeraciones molestas para la población local, ostentosos congresos de empresas que hieren la sensibilidad de una población con baja renta per cápita, rasgos étnicos y sociales que se pueden ver en peligro por un exceso de contaminación “cultural”, etc.

- EPOCA DEL AÑO: sobre todo en aquellos eventos que desarrollan toda o parte de sus actividades en un entorno natural. No es lo mismo desarrollar un rallye que pasa cerca de una dehesa en mayo, coincidiendo con la época reproductiva de muchas especies de fauna, que en Diciembre, por las molestias que el evento puede ocasionar a la fauna y flora silvestre.
 
La movilidad sostenible es clave para planificar un evento sostenible
La movilidad sostenible es clave para planificar un evento sostenible
 
Por todo ello, y para conseguir un evento sostenible al máximo, y entendemos por sostenibilidad no sólo la ambiental, sino también la social y la cultural, los pasos que se debemos seguir son:
 
  1. REALIZAR UNA EVALUACIÓN DE LOS “PUNTOS CRÍTICOS PARA LA SOSTENIBILIDAD”, atendiendo a las peculiaridades de cada evento y del entorno y época del año en que se desarrollan.
  2. ANALIZAR QUÉ PUNTOS CRÍTICOS DETECTADOS SON MÁS IMPORTANTES, para concentrar mayores esfuerzos en los impactos más graves.
  3. ELABORAR UN PLAN DE SOSTENIBILIDAD ESPECÍFICO PARA EL EVENTO SOSTENIBLE, específico para los puntos críticos de sostenibilidad detectados y dimensionado en particular a la importancia de cada uno de ellos, de esa manera evitaremos “quedarnos cortos” con algunas de las medidas y extralimitarnos con otras.
  4. ELABORAR UN PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE SOSTENIBILIDAD, que despliegue desde el punto de vista operativo todas las medidas de sostenibilidad diseñadas.
  5. FORMAR A TODO EL EQUIPO QUE TRABAJA PARA EL EVENTO, con objeto de que conozca que es lo que tiene que hacer.
  6. DISEÑAR MEDIDAS DE COMUNICACION DE LA SOSTENIBILIDAD DEL EVENTO, tanto en los mass-media como durante el desarrollo del evento, no sólo para hacer ver al público que el evento es sostenible y asociar su imagen a la sostenibilidad, sino también para aprovechar la ocasión para crear sinergias con ONG’s que permitan sensibilizar a la sociedad.
  7. ARTICULAR PROGRAMAS DE VOLUNTARIADO EN TEMAS DE SOSTENIBILIDAD (si en posible).
  8. DESARROLLAR ACTIVIDADES Y PROGRAMAS DE OCIO DESTINADOS A DIFUNDIR LA SOSTENIBILIDAD social y ambiental del evento, y que se desarrollen paralelamente al mismo.
  9. PLANIFICAR ACTUACIONES QUE REVIERTAN EN ASPECTOS POSITIVOS PARA EL ENTORNO en el que se desarrolla el evento, tales como promoción de los recursos turísticos locales, la artesanía, los productos de la zona, y que a ser posible sean capaz de generar un legado positivo en la sociedad.
  10. CALCULAR LA HUELLA DE CARBONO DEL EVENTO Y COMPENSAR LAS EMISIONES GENERADAS.
Todo este proceso para planificar un evento sostenible debe arrancar desde la concepción del mismo, para poder tener la ocasión de participar en el diseño del evento, y no finaliza con la clausura de este, pues para los organizadores queda la tarea de revisar resultados y planificar mejoras en la sostenibilidad para futuras ediciones del evento.
 
Pero, ¿cómo desarrollar un evento sostenible?. Analizamos para ello analizando todos “los actores” implicados en el evento deben participar en la consecución de la sostenibilidad del mismo, en lo podríamos llamar la “CADENA DE SOSTENIBILIDAD DEL EVENTO”. En todo evento podemos identificar a los siguientes actores o partes implicadas (nota: no todos tienen porqué estar presente en todos los tipos de eventos):

1)     EL PROMOTOR: nos referimos a quien promueve que se celebre el evento, por ejemplo, la Asociación Española de … que promueve la celebración de un congreso, la Consejería de Turismo de… que promueve la celebración de una feria, la multinacional del automóvil... que promueve la celebración de una convención de distribuidores, la empresa promotora de conciertos… que promueve la gira de un grupo de música, el ayuntamiento de… que promueve la IIIª marathon popular del pueblo, etc. Ellos deben de ser los principales "responsables" de planificar un evento sostenible.

2)     EL ORGANIZADOR/PRODUCTOR: nos referimos a quien se encarga de producir el evento, es decir, de diseñar, planificar un evento sostenible, coordinar, gestionar, etc, toda la producción del evento. En algunas ocasiones organiza el propio promotor y en otras ocasiones se encarga de la organización alguna empresa especializada u otro tipo de entidad.

3)     EL RECINTO, LA UBICACIÓN O VENUE: donde se va a celebrar el evento. Hablamos de, por ejemplo, un hotel, un palacio de congresos, un recinto ferial, un estadio, las calles de una ciudad (no se trataría de un recinto propiamente dicho), una sala de conciertos, un auditorio, etc.

4)     LOS PROVEEDORES Y COLABORADORES PARA LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO: nos referimos a quienes se encargar de materializar la producción del evento. La empresa de audiotecnia, la de iluminación, la de catering, los diseñadores y montadores de decorados y atrezzo, la que imprime la documentación del evento, la que colabora en temas de protocolo, la que colabora en temas de decoración, la que monta y atiende la cafetería, montadores de stands, etc.

5)     LOS COLABORADORES DE HOSPITALIDAD: nos referimos a alojamientos, restaurantes, alquileres de vehículos, transfers, traductores  y otros servicios recomendados o concertados para hacer cómoda la estancia de los asistentes del evento.

6)     LOS PARTICIPANTES: nos referimos a las personas que protagonizan el evento: ponentes de una conferencia, participantes de una convención, expositores de una feria, grupos de música de un festival, corredores de una carrera, jugadores de un torneo, etc.

7)     EL PÚBLICO: nos referimos a los usuarios del evento, por ejemplo, los visitantes de una feria (ya sea profesional o público en general), el público de un evento deportivo o el de un festival de música, etc.

8)     SERVICIOS ASOCIADOS AL EVENTO: nos referimos a otros servicios que están presentes en la celebración del evento, como serían, empresas de ocio alternativo, comercios cuya actividad aparece en torno a la celebración del evento, servicios sanitarios y de seguridad, programas para acompañantes, etc.

9)     PATROCINADORES: nos referimos a las empresas que asocian su imagen a la celebración del evento. Por ejemplo, marcas ropa deportiva en un evento ciclista o marcas de bebidas en un evento musical.

El éxito de conseguir un evento sostenible es cuestión de la capacidad que tenga el promotor de originar la llamada “CADENA DE SOSTENIBILIDAD” entre todos estos actores que acabamos de describir. Cada uno de estos actores constituye un eslabón distinto dentro de esta cadena, y por ende debe asumir cierto tipo de responsabilidades y emprender cierto tipo de acciones de cara a conseguir que un evento sostenible.

El primer eslabón sería el promotor, que es quién debe de estar 100% convencido de que el evento debe ser sostenible y es quién debe de exigir al organizador que produzca un evento sostenible, para lo cual evaluará y planificará la sostenibilidad del evento. Si este eslabón de la cadena falla, la cadena se rompe.

El éxito de conseguir un evento sostenible es cuestión de la capacidad que tenga el promotor de originar la llamada “CADENA DE SOSTENIBILIDAD”

A su vez, el organizador debe de:
  • exigir a los proveedores y colaboradores que apliquen el plan de sostenibilidad en las áreas que les afecte a cada uno.
  • localizar un recinto para la celebración del evento que esté en disposición de poder cumplir con el plan de sostenibilidad que se tiene establecido, y no nos referimos ya a que el recinto cuente con alguna de las consabidas certificaciones ISO 14001, sino a que cuente con un sistema de gestión que permita articular las medidas de sostenibilidad que se les exijan, tales como que dispongan de un sistema de gestión de residuos, que apliquen medidas de ahorro energético, que dispongan de buenas conexiones de transporte público que permitan reducir la emisiones de CO2 por movilidad, etc.
  • ecomendar servicios de hospitalidad que cumplan con los criterios de sostenibilidad marcados.
  • establecer normas para que los participantes del evento que tengan influencia en la sostenibilidad del mismo realicen sus actividades dentro del mismo (normas de sostenibilidad para, montaje de stands, criterios de movilidad, etc).
  • velar por el cumplimiento estricto durante el evento del plan de sostenibilidad por parte de todos.

El público debe de recibir información sobre cómo está organizado el evento sostenible, de manera que sepa cómo tiene que actuar, por ejemplo, a la hora de elegir su modo de desplazamiento al mismo o de cómo y donde tiene que deshacerse de sus residuos.