Del mismo modo que el éxito de un evento depende de varios factores, entre ellos los espacios elegidos para celebrarlo, los resultados sostenibles también. La facilidad o dificultad que podemos encontrar a la hora de aplicar los criterios sostenibles en un evento dependerán en buena parte de factores externos, como son las medidas de sostenibilidad que tiene implantadas un espacio para eventos.

Y es que aquellos espacios que cuentan con la mayoría de las medidas de sostenibilidad que queremos poner en marcha en nuestros eventos, nos están ahorrando tener que ponerlas en marcha nosotros: sistemas de recogida de residuos, eliminación de barreras para la accesibilidad, medidas de ahorro de agua o de energía, …, son sólo algunas de “facilidades sostenibles” que los espacios para eventos pueden ofrecernos.

Por ello, se hace fundamental poner en marcha procesos en nuestro sistema de gestión de la sostenibilidad para eventos, que nos permitan seleccionar o recomendar a nuestros clientes, espacios que cumplen con la mayor parte de las características sostenibles que necesitamos para conseguir un evento más sostenible.

Los principales criterios de sostenibilidad que debemos localizar en los espacios que seleccionamos son:

• Que dispongan de la mayoría de las instalaciones y servicios necesarios para cubrir las necesidades del evento (escenarios, aseos, salas auxiliares, cocinas, gradas, etc..)
• Que dispongan de un buen suministro energético, de manera que se evite el empleo de fuentes energéticas adicionales (generadores)
• Que tengan buenas condiciones de climatización y de iluminación natural.
• Que tengan buenas conexiones de transporte urbano e interurbano para los asistentes.
• Que tengan instalados sistemas de ahorro de agua en los aseos y dispositivos ahorro energético.
• Que los servicios de restauración de la sede elegida (cafetería, restaurantes, vending, ...) contemplen criterios de sostenibilidad para los asistentes.
• Que tenga implantado un sistema de recogida de residuos que permita la separación, almacenamiento y retirada selectiva de los mismos.
• Que esté preparada para facilitar el tránsito de personas con necesidades especiales de accesibilidad y movilidad.
• Que las instalaciones que acogen el evento dispongan de estancias modulares, adaptables a la ocupación.
• Que cuenten con cartelería y señalética para estimular a los usuarios y el personal trabajador a tener una actitud sostenible.
• Que empleen técnicas de riego de jardines y parterres por goteo, y/o aprovechando el agua recolectada de lluvia en aljibes.
• Que dispongan de fuentes de energía renovable, como apoyo al suministro eléctrico de la red de abastecimiento o como sustitución de este (solar, fotovoltaica, geotérmica, eólica, etc..)
• Que posean alguna certificación reconocida que acredite la sostenibilidad de sus instalaciones u operaciones, como Eventsost Sede Sostenible.

Una de las herramientas más útiles para conocer qué espacios para eventos son más sostenibles, consiste en confeccionar una matriz en la que podamos comparar rápidamente las características sostenibles que ofrecen los espacios.

Para ello confeccionaremos una tabla en la que en las filas pondremos todas las ubicaciones con las que habitualmente trabajamos, y en las columnas los criterios de sostenibilidad que hemos indicado en los criterios de referencia, para que podamos ir señalando cuáles de estos criterios cumple cada espacio.

Para conocer toda esta información de cada uno de los espacios, bastará con crear un cuestionario que enviaremos previamente a cada uno de los espacios, o que podremos ir cumplimentando nosotros mismos en las visitas de inspección que podamos hacer.

Una vez que tenemos esta matriz planteada, y la información recopilada para cada espacio, procedemos a evaluar cada una de las ubicaciones que hemos puesto en las filas, otorgando un punto por cada uno de los criterios de sostenibilidad que las ubicaciones cumplan.

Sumando todos los puntos obtenidos podremos conocer qué ubicaciones son más sostenibles y cuáles menos. Podremos incluso crear un sistema de puntuación de 0 a 5 estrellas, “hojitas verdes” o cualquier otro gráfico que nos guste, de cara a poder presentar los resultados de una forma visual a nuestros clientes, cuando sea el momento de aconsejarle para elegir entre varios espacios.

También se pueden incluir en esta evaluación otras ubicaciones que en un momento dado nos proponga un cliente, y con las que no tengamos costumbre de trabajar. La matriz debe de ser una herramienta de la empresa para evaluar de forma permanente la idoneidad de la sostenibilidad de las ubicaciones con las que trabajamos, por eso ha de estar actualizándose continuamente.