¿Cuáles son los principales cambios que vamos a tener que introducir para conseguir un evento más sostenible?.
1º) Cambios en la planificación de la organización del evento.
No hace falta decir que los eventos sostenibles introducen una serie de aspectos tales como la minimización de residuos, la eficiencia energética, la optimización de la movilidad, los productos Km.0, etc. Estas nuevas variables a tener en cuenta son intrínsecas e inherentes a todo evento sostenble, por lo que, en función de la naturaleza de los impactos de nuestro evento sostenible, las hemos de tener en cuenta.
Y aquí viene el primer cambio a introducir, pues para tener en cuenta todas estas variables en nuestro evento y
que no se olviden, se requiere planificarlas dentro de la organización de nuestro evento. Para ello, y tal como se indica en la norma
ISO 20121:2012, en donde se establecen las directrices para establecer un
sistema de gestión de eventos sostenibles, necesitaremos especificaciones y protocolos operativos que articulen soluciones de sostenibilidad para el evento, es decir, planificar cómo se van a gestionar los residuos, cuáles son las especificaciones para la adquisición de materiales sostenibles para el evento, cuáles son los criterios de ahorro energético, etc, por poner sólo algunos ejemplos.
No se nos debe de pasar por alto que la creación de estas herramientas de planificación de la sostenibilidad de un evento suponen el primer paso para crear un sistema de gestión se la sostenibilidad, el cual podrá ser certificable frente a terceras partes (ISO 20121, BS 8901, u otros sistemas).
2º) Definir una estructura de responsabilidad dentro del equipo organizador del evento que permita desarrollar el Plan de Sostenibilidad.
Todas las personas que intervienen en un evento sostenible tienen de manera más o menos directa un grado de implicación en la ejecución de las medidas de sostenibilidad planificadas, o lo que es lo mismo, en el plan de sostenibilidad del evento.
Es por ello que debemos de establecer cuáles son las responsabilidades y las obligaciones de cada uno de los profesionales que intervienen en el evento sostenible.
Si nos encontramos frente a un evento de gran complejidad, se puede nombrar incluso a un responsable de sostenibilidad del evento, cuyas funciones sean el desarrollo, la coordinación y la ejecución de dicho Plan de Sostenibilidad, y la interlocución en la resolución de las cuestiones de sostenibilidad frente a todos los agentes implicados de una manera u otra en la sostenibilidad del evento (stakeholders, proveedores, administración, patrocinadores, clientes, asistentes, población local, etc).
- Conseguir un evento más sostenible requiere de cambios organizacionales.
3º) La formación y sensibilización de las personas que trabajan en el entorno del evento sostenible.
Como apoyo a la implantación del plan de sostenibilidad y del establecimiento de las diferentes responsabilidades dentro del equipo organizador del evento, debemos llevar a cabo actuaciones para que se conozcan las medidas de sostenibilidad que se están aplicando y se vele por su cumplimento.
4º) Establecer criterios de sostenibilidad para la selección de proveedores.
Se trata de la sostenibilidad "aguas arriba" del evento, es decir, asegurarnos que la cadena de suministro del evento sea sostenible.
5º) Diseñar e implantar un sistema de recogida de datos fiable.
Para obtener el feedback necesario que permita medir la evolución de los resultados de sostenibilidad que se está obteniendo, se hace necesario establecer un sistema de recogida y análisis de datos que permitan la obtención de estadísticas y
KPI's que posibiliten la mejora continua de la sostenibilidad del evento.
Un evento sostenible, bajo la concepción actual, es necesario que vaya más allá de la mera gestión de impactos medioambientales, de la utilización de productos de comercio justo o de la simple compensación de la huella de carbono que han ocasionado. Los eventos sostenibles, tal y como se conciben hoy día, y tal y como se establece en la norma ISO 20121:2012, deben evolucionar hacia una profesionalización de su estructura organizativa para garantizar la sostenibilidad.
